FatturaPA – Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione

Dal 31 marzo 2015 i fornitori (con sede in Italia) di tutte le Pubbliche Amministrazioni emettono, trasmettono, conservano e archiviano le proprie fatture esclusivamente in formato elettronico. Ecco come funziona la FatturaPA

Cos’è la FatturaPA?

Il file FatturaPA è una fattura elettronica (ai sensi dell’articolo 21, comma 1, del DPR 633/72) ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio.

La FatturaPA ha queste caratteristiche:

• il contenuto è rappresentato, in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo il formato della FatturaPA, l’unico a essere accettato dal Sistema di Interscambio;
• l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto sono garantite tramite l’apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura;
• la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura riportato nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni.

Il contenuto informativo della FatturaPA prevede le informazioni, rilevanti ai fini fiscali, da riportare obbligatoriamente; in aggiunta a queste, il formato prevede l’indicazione obbligatoria delle informazioni indispensabili per la corretta trasmissione della fattura al destinatario.

A chi è rivolta la FatturaPA verso la Pubblica Amministrazione?

Tutti i fornitori che emettono fattura verso la Pubblica Amministrazione (anche sotto forma di nota o parcella) devono:
• produrre un documento in formato elettronico, denominato FatturaPA;
• trasmettere la FatturaPA attraverso il Sistema di Interscambio per la fatturazione elettronica. (Legge Finanziaria 2008 e decreto attuativo n. 55 del 3 aprile 2013)

L’obbligo è riferito sia agli Operatori economici (imprese e lavoratori autonomi) che forniscono beni o servizi alle Amministrazioni pubbliche, sia alle Amministrazioni stesse qualora abbiano il ruolo di “fornitore” verso altre Pubbliche Amministrazioni.

Operatori economici e Pubbliche Amministrazioni possono anche avvalersi, previo accordo, di Intermediari per l’emissione, la trasmissione o la ricezione della FatturaPA, purché questi siano in grado di predisporre una FatturaPA secondo il formato previsto e di colloquiare con il Sistema di Interscambio secondo le regole stabilite dalla normativa.
Per i fornitori esteri è attualmente prevista una deroga alla normativa.

Cos’è il Sistema di Interscambio?

Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico in grado di:
• ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA;
• effettuare controlli formali (ma non contabili) sulle fatture ricevute;
• inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie.

Il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture.
L’Agenzia delle Entrate è il gestore del Sistema di Interscambio e si avvale di Sogei spa per la conduzione tecnica (Decreto Attuativo del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 7 marzo 2008)

Come si invia la Fattura Elettronica?

La Fattura elettronica FatturaPA va inviata esclusivamente attraverso il Sistema di Interscambio. Su di essa deve essere sempre apposta una firma elettronica qualificata.
La FatturaPA può essere trasmessa al Sistema di interscambio scegliendo tra i seguenti canali:
• PEC (Posta Elettronica Certificata);
• Invio via web;
• Web Service;
• Protocollo FTP;
• Porta di dominio (solo per i soggetti attestati sul Sistema Pubblico di connettività).

Per la trasmissione via PEC e l’invio via web non è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio. In questi casi è sufficiente possedere una casella di posta elettronica certificata,
disporre di una Carta Nazionale dei Servizi, oppure essere registrati ai canali Entratel e Fisconline, che consentono l’accesso ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate.

Per la trasmissione della FatturaPA tramite i canali che prevedono una cooperazione applicativa, come i Webservice o la Porta di Dominio, e tramite Protocollo FTP è necessario inviare al Sistema di Interscambio una richiesta di accreditamento attraverso le apposite funzionalità del sito governativo www.fatturapa.gov.it. La domanda deve essere successivamente firmata e inviata via PEC.
Con la richiesta di accreditamento si sottoscrive un Accordo di servizio che regola modalità e condizioni di utilizzo dei servizi messi a disposizione per la trasmissione della FatturaPA.
Dopo l’invio, l’Operatore economico riceve dal Sistema di Interscambio tutta la messaggistica necessaria per tracciare lo stato della propria FatturaPA e per correggere eventuali errori prodotti al momento della predisposizione della fattura.
Sul sito www.fatturapa.gov.it l’Operatore economico può accedere alle funzionalità di controllo preventivo della FatturaPA, di gestione del proprio canale trasmissivo e di monitoraggio della messaggistica relativa alle fatture inviate.

Cosa serve per inviare la Fattura elettronica FatturaPA?

Certificato di firma qualificato
Ogni FatturaPA inviata al Sistema di Interscambio deve essere firmata dal soggetto che emette la fattura tramite un certificato di firma qualificata. La firma è necessaria in quanto garantisce l’integrità delle informazioni contenute nella fattura e l’autenticità dell’emittente. Per dotarsi di un certificato di firma qualificata è necessario rivolgersi a uno dei certificatori presenti nell’ elenco dei certificatori autorizzati pubblicato sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale.Il software utilizzato per apporre la firma deve essere in grado di valorizzare il parametro “signing time”, che riporta la data e l’ora, e che assume il significato di riferimento temporale. Non è invece necessaria l’apposizione della marca temporale.

Casella PEC
I soggetti forniti di una casella di Posta Elettronica Certificata possono inviare tramite PEC la FatturaPA al Sistema di Interscambio. La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica che garantisce l’invio e la ricezione di messaggi e di eventuali documenti allegati. L’invio e la ricezione dei messaggi effettuati tramite PEC hanno lo stesso valore legale delle raccomandate con ricevuta di ritorno. Per fare richiesta di una casella di PEC è possibile rivolgersi ai gestori soggetti presenti nell’elenco pubblico dei gestori di Posta Elettronica Certificata, pubblicato sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale.

Credenziali Entratel/Fisconline o Carta Nazionale dei Servizi
Per inviare la FatturaPA al Sistema di Interscambio via web e per accedere alle funzionalità di supporto messe a disposizione sul sito governativo www.fatturapa.gov.it, è necessario disporre delle credenziali di accesso a Entratel e Fisconline, che consentono di accedere ai Servizi online dell’Agenzia delle Entrate. Per accedere a Entratel e Fisconline è necessario registrarsi sul sito www.agenziaentrate.gov.it.
E’ inoltre possibile utilizzare una Carta Nazionale dei Servizi (CNS), sia per inviare le FatturePA, sia per accedere alle funzionalità di supporto. La Carta Nazionale dei Servizi è uno strumento di identificazione in rete che consente ai titolari la fruizione dei servizi delle Amministrazioni pubbliche. L’elenco pubblico dei certificatori che emettono certificati CNS conformi alle norme vigenti è pubblicato sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale.

Come individuare una Amministrazione a cui destinare una FatturaPA?

I dati necessari per inviare la fattura alle Amministrazioni sono contenuti nell’IndicePA all’indirizzo www.indicepa.gov.it. Attraverso la funzione di ricerca, presente nella home page, è possibile selezionare l’amministrazione e nelle pagine successive gli uffici destinatari di fattura identificati dal simbolo Cliccando su è possibile acquisire le informazioni sull’ufficio destinatario delle fattura, in particolare è possibile sapere da quando l’ufficio può ricevere la fattura in via elettronica ( “data di avvio del servizio”) e conoscere il “codice univoco ufficio” che deve essere inserito nella fattura elettronica.
Per approfondimenti è possibile consultare la “Guida all’IndicePA area Pubblica” che descrive, fra l’altro, tutte le ulteriori funzioni di ricerca per una facile navigabilità delle informazioni contenute sul sito all’indirizzo: http://www.indicepa.it/documentale/documentazione.php.
All’indirizzo: http://www.indicepa.it/documentale/opendata.php è possibile effettuare il download dei DataSet che permettono di utilizzare tutti i dati contenuti nell’indicePA

Quali sono le scadenze per la fatturazione elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni?

A partire dal 6 dicembre 2013, le Amministrazioni che hanno deciso di aderire al Sistema di Interscambio, volontariamente e sulla base di specifici accordi con tuttii propri fornitori, hanno iniziato a ricevere le FatturaPA secondo le modalità previste dalla legge.
A partire dal 6 giugno 2014 per Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale (individuati come tali nell’elenco delle amministrazioni pubbliche pubblicato dall’ISTAT entro il 31 luglio di ogni anno) è scattato l’obbligo di ricevere le fatture dei propri fornitori esclusivamente nel formato della FatturaPA.
A partire dal 31 marzo 2015 l’obbligo di ricezione vale per tutte le altre Amministrazioni (centrali e locali).
A decorrere dalle date sopra indicate, le Amministrazioni non possono accettare fatture che non siano trasmesse in forma elettronica attraverso il Sistema di Interscambio e, trascorsi tre mesi da tali date, non possono procedere ad alcunpagamento, nemmeno parziale, sino all’invio delle fatture nel formato della FatturaPA.